Um dos maiores benefícios da era moderna é a capacidade dos pequenos
negócios em conduzir uma parte enorme de suas operações de modo digital.
Eliminar aquela necessidade de espaço, com armários gigantes, arquivos
de pastas, fotocopiadoras, impressoras e scanners, faz com que as
despesas gerais sejam reduzidas drasticamente e se economize tempo com
processos burocráticos.
Essencialmente, esse processo se resume na troca de papéis por pixels
e isso faz com que sua empresa seja digital e, consequentemente, também
mais sustentável. Isso significa que, além de liberar capital para
reinvestimento e ofertar melhores experiências para consumidores,
parceiros, fornecedores e funcionários, também vai ajudar o meio
ambiente.
Neste contexto, existem alguns pequenos passos que podem ser
seguidos, visando a tirar o papel de dentro do seu negócio, além de
ajudar, simultaneamente, a natureza e o seu bolso.
1. Opte por aplicativos como os do “Office 365”
A gama de aplicativos para negócios, oferecida pela Microsoft, pode ajudar pequenas empresas a cortar o uso de papel pela raiz. Por exemplo, o compartilhamento via OneDrive evita o tradicional processo de que folhas sejam impressas e distribuídas para que todos trabalhem em alterações no mesmo documento. Enquanto isso, o Office 365 pode poupar a compra de muitas pastas para arquivar papel.
2. Implemente holerites e recibos eletrônicos
Reduzir o número de emissões de papel, pode ser um bom começo. Hoje em dia já existem soluções criadas especificamente para pequenas empresas, que permitem criar recibos, faturas, holerites e outros tipos de documentos, sem usar uma folha de papel sequer. Isso é possível quando mantemos tudo centralizado em e-mails, o que torna cada arquivo mais fácil de ser rastreado, localizado e administrado. E podemos até usar dispositivos móveis para acessar esses documentos. O Sharepoint do Office 365 é uma excelente solução.
3. Use e abuse do e-mail
Faxes, por exemplo, ainda são parte da rotina de muitas empresas (ou
de fornecedores e parceiros). Malas diretas também são utilizadas para
relacionamento até hoje, mas todos esses métodos de comunicação geram
desperdício de materiais. Converter esses documentos para o meio
digital, seja por meio de PDFs ou apresentações (exercite a
criatividade!), garante um tom mais moderno para suas mensagens e ajuda a
economizar em gastos desnecessários.
4. Escolha a melhor plataforma de armazenamento
Quando nos tornamos 100% digital, também precisamos de uma plataforma de armazenamento em Nuvem para guardar os documentos. A dica é que quando estiver decidindo, mantenha sempre em mente o fator segurança como uma das prioridades. Afinal, lemos sempre sobre as ocorrências de diversas quebras de defesa envolvendo plataformas de armazenamento em nuvem. Opte pode plataformas seguras como OneDrive e sistemas backup em nuvem como DropSuite.
5. Impulsione sua estratégia para ser 100% digital
É possível utilizar a plataforma do Sharepoint no Office 365 para assinar e enviar documentos importantes para autenticação/assinatura, ao invés de passar pelo processo lento de impressão, assinatura, scanner e envio por correio, motoboy ou fax. Seus altos protocolos de segurança com nível corporativo, fazem com que este seja o candidato mais atraente do setor de Assinatura Eletrônica
Ser 100% digital pode fazer você se sentir um pouco vulnerável, sabendo que não existem cópias impressas do que armazenou na nuvem. Se este é o caso, é possível transferir os documentos para um disco rígido externo. Além disso, considere assinar uma segunda base de armazenamento em nuvem, simplesmente para fazer backups. Desse jeito você terá diversas maneiras de protege-los caso sofra um problema com o computador ou uma queda em um de seus servidores.
Felizmente, a vulnerabilidade está se tornando uma coisa do passado para muitos indivíduos e pequenos negócios, com a força e evolução rápida de negócios com base na nuvem.
